PCO MANAGEMENT

i-tutor.net merupakan salah program I Love My Country Indonesia (ILMCI. COM) yang sukses mendapat rekomendasi WORLD BANK. Silakan klik link di bawah ini!

* Latar Belakang Kerjasama Pemda Kabupaten Bener Meriah dengan i-tutor

* Klik di sini untuk melihat rekomendasi World Bank

* Download Company profile i-tutor group untuk melihat keberhasilan i-tutor lainnya

Sampai saat ini i-tutor.net sendiri telah tersebar lebih dari 700 cabang di seluruh Indonesia, dari sejak i-tutor.net menjadi suatu sistem Lisensi pada tahun 2006.

Beramal dapat PAHALA

+ HADIAH + UANG

Welcome to my blog!
Total page views up to now:

Mau Dapat Mobil

Chery QQ?

Kenalkan teman-teman atau orang terdekat Anda untuk membuat akun di ILMCI.

01) Hadiah akan diberikan kepada sponsor dengan direct downline (Level 1) terbanyak.

02) Hadiah mobil akan diberikan setiap tahun berdasarkan perhitungan jumlah Level 1 terbanyak.

03) Perhitungan sponsorship dilakukan pada tahun yang sedang berjalan, dan akan dihitung ulang mulai tanggal 1 Januari setiap tahunnya.

04) Pemenang akan mendapatkan pemberitahuan melalui ilmci Mail, e-mail pemberitahuan pemenang akan dikirimkan oleh support@ilmci.com dan sama sekali tidak dikenakan biaya apapun.

05) Hadiah diambil langsung ke Kantor Pusat ILMCI atau dapat dikirim ke alamat pemenang (pajak ditanggung pemenang).

Mari Bergabung Dengan

I Love My Country

Indonesia (ILMCI.com)

Untuk Mencerdaskan

Anak - Anak &

Cucu- Cucu Kita !

Free 1GB Webmail Mau punya email pribadi dengan inbox 1GB + hadiah bulanan? Klik di Sini

Email Sponsor: noersal@ilmci.com

diperlukan ketika Anda mengisi

formulir pendaftaran email ilmci.com

dan sewaktu mengisi formulir BURSA BISNIS ILMCI,

cantumkan Sponsor's ID Number Anda berikut:

0340 3440 9876 3426

Info rinci, silakan download marketing kits = sumber rezeki (amal + hadiah + uang) Anda melalui link berikut:

01. Brosur

02. Dokumen Kerjasama

03. Surat Perjanjian Kerjasama (MOU) BBI

04. Proposal-proposal

05. Teknik Member Get Member
[pps - 23mb]

06. Teknik Staff Get Member
[pps - 248kb]

07. Promo i-tutor Metro Permata
[wmv - 13mb]

GRATIS GRATIS GRATIS

Buat EMAIL Account

ILMCI Anda

Sekarang Juga

FORMULIR PENDAFTARAN

Isilah form singkat di bawah ini untuk membuat e-mail account Anda..

Username pilihanmu	: @ilmci.com
Password pilihanmu	:
Password sekali lagi	:
Nama Lengkapmu	:
Tanggal Lahir	: Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember 190919101911191219131914191519161917191819191920192119221923192419251926192719281929193019311932193319341935193619371938193919401941194219431944194519461947194819491950195119521953195419551956195719581959196019611962196319641965196619671968196919701971197219731974197519761977197819791980198119821983198419851986198719881989199019911992199319941995199619971998199920002001200220032004200520062007
Email alternatif	:
Sponsor	: Isi dengan email: noersal@ilmci.com orang yang mengenalkan Anda ke ILMCI.
	Catatan: Jika email Anda belum terkirim ke tempat tujuan, mohon dicek di folder SPAM, kemudian tandai email tersebut dengan NOT SPAM.. Untuk selanjutnya email yang Anda kirim tidak akan dianggap SPAM lagi..

Selamat datang di

ILMCI Mail

SEGERALAH miliki e-mail account ILMCI.

Dan selamat bergabung di Komunitas Pecinta

Merah Putih Indonesia..

Anda bisa mengajak teman-teman Anda untuk ikut membuat e-mail account gratis di ILMCI. Jika Anda berhasil mengajak teman Anda untuk membuat e-mail account di ILMCI, kami akan memberikan Anda VOUCHER PENDIDIKAN secara cuma-cuma.

Manfaatkan

VOUCHER PENDIDIKAN ILMCI

untuk

• Free access Buku Pintar Nusantara
• Free access Online Tutorial
• Free access Online TOEFL preparation & simulation
• Free access Online TOEIC preparation & simulation
• Free access Online HSK preparation & simulation
• Free access prediksi & latihan soal UAN online
• Free access motivasi harian
• Free download software e-book + tutorial
• Free access pemasangan iklan bisnis baris di ILMC bis listing
• Free access job listing (lowongan kerja up to date)

---

Win monthly special prizes directly from your inbox

		Starting from 1GB once you've registered, your inbox will increasein capacity if you introduce to your friends and colleagues to join ILMCI Mail.
		Make friends and get cool prizes every month with your email. Again, if you introduce your friends to join ILMCI Mail, then you are automatically registered to our scoring system to win monthly prizes.

©2009

» ILMCI.com | User Guide | Change Password «

FREE ONLINE TRAVEL COURSE

Get Paid to Travel the World

MANAJEMEN

KONVENSI DAN SEMINAR

CHECKLIST

Disajikan oleh :

Drs. Noersal Samad, MA

Þ Pengertian istilah-istilah

Þ Waktu peerencanaan

Þ Perencanaan pertemuan dan acara

Þ Pengumpulan data dan penelitian tempat

Þ Penyusunan penawaran

Þ Presentasi usul penawaran

Þ Pembentukan panitia pengarah

Þ Tanggung jawab panitia internasional

Þ Tanngung jawab panitia nasional

Þ Tema dan tujuan

Þ Profil peserta

Þ Format dan desain

Þ Susunan acara

Þ Penentuan lokasi

Þ Penentuan jadual

Þ Penyusunan anggaran sementara

Þ Pembentukan panitia pelaksana

Þ Susunan organisasi pelaksana

Þ Panitia pelaksana dan tugas-tugasnya

Þ Sekretariat dan tugas-tugasnya

Þ Panitia pengaturan penyelenggaraan

Þ Bidang fasilitas

Þ Bidang akomodasi

Þ Bidang transportasi

Þ Bidang widaya wisata

Þ Bidang promosi

Þ Bidang protocol

Þ Bidang keamanan

Þ Bidang program social

Þ Bidang keuangan

Þ Penentuan sponsor dan penyandang dana

Þ Penyiapan buku pedoman sponsor

Þ Bidang program teknis

Þ Bidang pameran

Þ Prosedur perizinan

Þ Watak kelompok

Þ Kecepatan belajar

Þ Kedalaman dan luasnya bahan

Þ Penyelenggaraan dan logistic

Þ Bagan alir pelaksanaan

Þ Buku pedoman perencana

Þ Persiapan

Þ Anggaran

Þ Pemilihan waktu pelaksanaan

Þ Kegiatan acara setempat

Þ Keadaan cuaca

Þ Pembicara

Þ Penentuan pembicara

Þ Persyaratan pembicara

Þ Kontrak dengan pembicara

Þ Pembatalan kesediaan pembicara

Þ Pengaturan waktu istirahat

Þ Kebutuhan pembicara

Þ Pertemuan para pembicara

Þ Pemeriksaan akhir alat peraga

Þ Kerjasama dengan penata ruangan

Þ Ruang gerak pembicara

Þ Pemilihan pemasok

Þ Surat perjanjian

Þ Alat peraga

Þ Peralatan rekaman

Þ Mikrofon

Þ Proyektor

Þ Mimbar

Þ Papan informasi

Þ Papan tulis

Þ Fasilitas alat peraga

Þ Penataan ruangan

Þ Teater

Þ Kelas

Þ Meja bundar

Þ Penataan meja berbentuk U

Þ Penataan kursi tanpa meja

Þ Persiapan pengaturan perjalanan

Þ Perjalanan dalam negeri

Þ Penyambut tamu

Þ Informasi perjalanan peserta

Þ Akomodasi

Þ Angkutan

Þ Petugas dan nomor teleponnya

Þ Peta fasilitas

Þ Pakaian

Þ Pemilihan tempat penyelenggaraan acara

Þ Balai sidang

Þ Hotel

Þ Tempat peristirahatan

Þ Sekolah

Þ Kapal pesiar

Þ Balai pertemuan

Þ Persyaratan fasilitas

Þ Pintu keluar masuk

Þ Tangga dan lift

Þ Akomodasi

Þ Makanan dan minuman

Þ Petugas penghubung dan staf fasilitas

Þ Gangguan

Þ Bunyi-bunyian

Þ Bau-bauan

Þ Tempat memasak dan pelayanan makanan

Þ Coffe shop, restaurant, snack bar

Þ Telepon

Þ Kamar kecil

Þ Business/secretarial service

Þ Foto kopi

Þ Kebutuhan penyandang cacat

Þ Pemilihan ruangan acara

Þ Lokasi ruangan

Þ Tempat registrasi

Þ Rehat kopi

Þ Ukuran ruangan

Þ Warna dan suasana ruangan

Þ Penerangan ruangan

Þ Kebutuhan audio-visual

Þ Pelataran dan panggung

Þ Negosiasi dengan pihak fasilitas

Þ Persiapan financial

Þ Pertukaran kontrak

Þ Juru foto

Þ Peralatan siaga

Þ Hidangan penyegar

Þ Pembuka mata

Þ Pagi hari

Þ Makan siang

Þ Sore

Þ Makan malam

Þ Keamanan kebakaran

Þ Perizinan

Þ Perpajakan

Þ Pengiriman bahan-bahan

Þ Label

Þ Cara/angkutan pengiriman

Þ Pencetakan

Þ Komunikasi dengan utusan

Þ Komunikasi awal

Þ Kuesioner

Þ Bahan promosi

Þ Pendaftaran dan biaya

Þ Mendekati waktu penyelenggaraan

Þ Pada waktu penyelenggaraan

Þ Setelah selesai penyelenggaraan

Þ Pendaftaran, pembayaran,penagihan

Þ Pengembalian biaya pertemuan

Þ Potongan biaya

Þ Informasi waktu tiba

Þ Tempat parker dan bongkar muat barang

Þ Papan pengumuman

Þ Penunjuk arah

Þ Staf tuan rumah

Þ Meja pendaftaran

Þ Alas kaki di pintu

Þ Daftar peserta

Þ Pembayaran pada waktu tiba

Þ Label nama dan lencana

Þ Peserta yang menginap

Þ Rak dan tempat penitipan jas

Þ Meja dalam ruangan

Þ Taplak meja

Þ Kursi

Þ Daerah perokok dan bukan perokok

Þ Suhu ruangan

Þ Kotak/papan pesan

Þ Sistem pemanggil dan musik

Þ Kehilangan dan penemuan

Þ Evaluasi penyelenggaraan oleh peserta

Þ Kuesioner mengenai penyediaan logistic

Þ Evaluasi oleh penyelenggara & staf pelaksana

Þ Tindak lanjutan

Þ Pembahasan

Lanjutan klik di sini

+++++ NS +++++

PENGELOLA ADILAKSANA


JASA KONVENSI,


PERJALANAN INSENTIF


DAN PAMERAN




[ Profesional MICE Organizer ]

[1] PENGERTIAN ISTILAH

Sebagai pembanding definisi yang dipergunakan di dalam Keputusan Menteri Pariwisata, Pos dan Telekomunikasi No. KM.108/HM.703/MPPt-91 tentang Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran, dibawah ini dikutipkan sejumlah definisi yang diberikan oleh beberapa asosiasi MICE (Meeting, Incentive Travel and Exhibition) yang berkedudukan di Eropa, Amerika dan Asia.

(1) CORPORATE MEETINGS

This is a business oriented meetingwhich is one of the most difficult to identify.
Corporate meetings are events organized by a business company which may fall under the followint types :

(a) Management and Professional Meetings (usually has less than 20 participants) with a duration of less than one day. Meetings are informal and arranged conference-style with facilities for display and presentation of data.

(b) Sales Meeting – normally attended by some 50-100 participants lasting for 2 to 3 days. Sales meeting usually require both formal and informal layouts with a good audio-visual facilities. Small exhibits area may be utilized.

(c) Product Launches – they are generally for invited representatives mostly with attendance ranging from 50 to 200 or more Good handling and display equipment is essential including special lighting and sound effect, meeting, press and support services.

(d) Training Meetings-these are for small groups, which tens to extend for over 3days. Meeting room requirements are flexible which might require small breakout rooms as well as high quality audio-visual equipment.

(e) Stockholders Meetings –generally held once or twice a year, these events are for groups of 100 to 200 normally for one day which includes a reception or one meal function.

SOURCE : Conference and Exhibition Facilities, Fred Lawson, the Architectural Press Ltd., London 1981

(2) INCENTIVES

Incentives Travel is a modern management tool that motivates sales people, dealers, distributors, customers and internal employees of a business organization by offering rewards in the form of travel for partivipation in achievement of goals and objectives. This type is oriented to pleasure and relaxation with little (or no) business content. Incentive travel is generally regarded as a high yield market as compare to group travel, in as much as the sponsoring company utilizes the event to primarily increase wverall volume and boost morale and goodwill of their staff.

SOURCE : Incentive Travel Fact Sheet and Interview, Prepared in Conjuction eith Incentive Marketing by the Society of Incentive Travel Executives (SITE), New York, July 1985

Di bawah ini diberikan beberapa definisi yang digunakan

oleh :

HONG KONG : Incentive trips are travel programmes put together by companies for employees or agencies or dealers who have achieved certain quotas. These are normally fully or partially sponsored by that particular company.

PHILIPPINES : A modern management tool used to accomplished uncommon business goals by awarding participants extraordinary travel experience upon their attainment of their share of goals.

SINGAPORE : Incentives travel refers to fully paid trips by the company to reward or to motivate employees to achieve extraordinary level of performance (which can be either sales-related or non sales-related)

(3) CONGRESS, CONVENTION, CONFERENCE

(1) INTERNATIONAL CONVENTION

AACVB - A meeting which draws participants from

two or more continents.

IACVB - Convention –Formal meetings usually

sponsored by an association for the

purposes of exchanging knowledge and

information with and between its

members.

Convention usually require overnight

accommodation, smaller conventions

maybe called conferences.

ICCA - A meeting which draws participants from

the 5 continents of the world

IAPCO - Meeting – A general term including the

coming together of a number of people in

one place, to confer or carry out a

particular activity. Frequently can be an

old asis or according to a set pattern, as

for instance Annual General Meetings,

Committee Meetings, etc.

CLC - Conference – Participatory meeting designed for discussion, fact finding, problem solving and consultation. Convention – Assemblage of delegates or representatives and members of an organization convened for a common purpose

SITE - Conference – Formal meeting for consultation, discussion and interchange of views; usually comprised of general sessions and smaller groups meetings to plan, fact-find and solve problems

Congress-Commonly used European designation for convention (mainly international in scope)

SOURCE: International Congress Science, (Vol. 5E)

Union of International Association (UIA)

(4) REGIONAL CONVENTION

AACVB - A meeting which draws participants from two or more countries from the Asian region and host country

IACVB - A meeting held within a specifically defined Group of U.S States, usually ones from which the organization draws its membership. Occasionally, a region will include Puerto Rico, U.S. Territories and Canadian Provinces

ICCA - A meeting which draws participants covering more than one country in a region e.g. Europe, Asia/Pacific.

(5) NATIONAL OFFSHORE

AACVB - A meeting which draws participats from one country and has the potential and capacity to meet offshore; to include bilateral meetings whose participants come from one country, regardless of whether the country from Asian region.

ICCA - National meeting, taking place outside the

Nation

(6) TRADE SHOWS/FAIRS/

EXHIBITION

(a) Exhibition : a display which whatever its title, has its principal purpose the education of the public; it may exhibit the means a man’s disposal for meeting the needs of civilization, or demonstrate the progress achieved in one or more branches of human endeavour, or show prospects for the future. An exhibition is international when more than one state is invited to take part in it.

(b) Trade Fair : A fair is market to which manufactures – or certain enterprise of manufacturers – are invited to display, usually for a limited period of time, samples of the goods they make and sell. The purpose of a fair is not to educate its visitors, it is specifically designed to facilitate and promote trade.

SOURCE : Regulations Respecting International Exhibitions, International Bureau of Exhibition (IBE) Paris, February 1989

(1) TRADE SHOWS

IACVB - Exhibitions that are usually sponsored by an organization representing a specific industry group. They are open to members of that industry and may not be open to the general public. Trade shows are characterized by a gathering of “buyers” who view exhibits or to see “sellers”.

CLC - exhibit of products and services that is not open

to the public.

(2) EXHIBITIONS

IAPCO -Static display of products or promotional materials

mounted for the purpose of public relations, sales

and/or marketing.

CLC - Event at which products and services are displayed.

01. Konvensi/konferensi

Merupakan pertemuan sekelompok orang yang secara bersama bertukar pengalaman melalui pembicaraan, mendengar dan belajar. Sekelompok orang dapat terdiri dari 10 orang lebih.

Delegasi

Adalah para peserta (utusan), yang mewakili perorangan, asosiasi, perusahaan, pemerintah dari dalam/luar negeri yang turut serta menghadiri suatu konvensi.

Accompanying person :

Merupakan pendamping peserta konvensi

Spouse :

Adalah istri atau suami peserta konvensi yang turut serta mendampinginya tetapi tidak dikategorikan sebagai “delegate”.

Bidding :

Suatu usaha mengajukan permohonan kepada suatu organisasi untuk dipercayai/ditunjuk sebagai penyelenggara suatu konvensi.

Bid document :

Merupakan dokumen yang berisikan permohonan resmi untuk ditunjuk sebagai penyelenggaran suatu konvensi.

Exhibitor :

Sebuah badan hokum, perorangan, sekumpulan orang yang memamerkan hasil karyanya atau produk pabrik.

Supplier :

Suatu badan hokum, perorangan, sekelompok orang yang menyediakan, memasok sarana wisata konvensi baik berupa akomodasi, fasilitas konvensi, sarana liburan, perjalanan, rekreasi atau barang cinderamata.

Host Country

Negara yang menjadi tuan rumah penyelenggaran konvensi

Audio Visual

Alat lihat dengar (peraga) yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kepada hadirin guna mempermudah pemahaman.

Decision Maker :

Pejabat yang berwenang menentukan/memutuskan waktu, tempat beserta fasilitas yang diperlukan untuk penyelenggaraan dan penunjukan PCO suatu konvensi.

Professional Conference Organizer (PCO) :

Suatu badan hukum, perorangan, sekelompok yang diberi tugas untuk mensukseskan perencanaan, promosi, persiapan, penyelenggaraan, penilaian dan pertanggungjawaban/penyelesaian suatu konvensi secara professional.

Profesional Exhibition Organizer PEO) :

Suatu badan hukum, perorangan, atau sekelompok orang yang bertugas merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan suatu pameran secara professional.

Steering Committee :

Sekelompok orang ahli/pakar (sebagai Panitia Pengarah) yang memberikan pengarahan semua kegiatan panitia (komite dan sub komite) suatu konvensi supaya berdayaguna dan berhasil guna seperti yang diharapkan

Organizing Committee :

Panitia pelaksanan yang terdiri dari sekelompok orang yang dipilih melakukan kegiatan/tugas perencanaan, persiapan dan penyelenggaraan suatu konvensi.

Sponsor :

Perorangan atau organisasi/perusahaan yang menyumbang barang/uang/jasa untuk kesuksesan suatu konvensi

Social events :

Acara social yang disediakan untuk para peserta konvensi, termasuk pendamping/spouse mereka

Official Events :

Acara resmi yang diberikan kepada para delegasi, termasuk pendamping mereka

Technical Visits :

Kunjungan ke tempat-tempat yang ada kaitannya dengan pekerjaan/profesi para peserta. Umpamanya : delegasi yang berprofesi dokter mengunjungi rumah sakit, farmasi atau fakultas kedokteran.

[2] PERSIAPAN SUATU

BID KONFERENSI

Dokumen Bid berisi :

1) Surat dari organisasi yang akan mensponsori konferensi.

2) Pesan dari pejabat guna memperkuat Bid.

3) Keterangan tentang fasilitas yang tersedia yang bias dipergunakan untuk pelaksanaan konferensi.

4) Perkiraan biaya penyelenggaraan konferensi.

5) Program-program yang ditawarkan.

6) Kemudahan-kemudahan yang bisa diberikan.

[3] PEMBENTUKAN PANITIA

PENGARAH KONFERENSI

Tugas-tugas panitia pengarah :

1) Berusaha mendapatkan saran-saran atau/dan bantuan-bantuan dari berbagai pihak, seperti :

a) Perusahaan Penerbangan

b) Pejabat Pariwisata

c) Biro Convensi

d) Konsultan Profesional

2) Menentukan maksud dan tujuan konvensi

3) Memperkirakan jumlah peserta

4) Menyusun secara keseluruhan

· Scientific/technical sessions

· Pameran

· Acara resmi dan social events

· Acara untuk tamu pendamping dan delegasi

5) Penentuan lokasi

6) Penentuan Jadual

7) Penyusunan anggaran sementara

8) Pembentukan panitia pelaksana

[4] SUSUNAN ORGANISASI

PELAKSANA KONFERENSI

a) Panitia Pelaksana

· Pengambil keputusan untuk semua bidang

· Mempertanggungjawabkan pelaksanaan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang telah ditentukan oleh Panitia Pengarah]

· Membuat rencana tertulis mengenai kegiatan-kegiatan Sekretariat dan panitia-panitia yang dibentuk

· Mengawasi pekerjaan sekretariat

· Memberi dan menerima rekomendasi dari masing-masing panitia, mengesahkan atau mengubah, dimana perlu, memantau agar pelaksanaannya benar.

· Menerima dan mengevaluasi laporan perkembangan seluruh kegiatan dari masing-masing panitia

· Bertanggung jawab atas bidang protokol

· Mengkoordinasi semua kegiatan penyelenggaraan konferensi

b) Sekretariat

· Menerima dan menanggapi semua surat-surat, fax, telepon yang masuk

· Membantu urusan kesekretariatan Panitia Pelaksana, menghadiri dan membuat notula rapat serta menjalankan keputusan-keputusan rapat yang termasuk tugas Sekretariat

· Menjaga system dan prosedur kearsipan secara benar

· Menyelesaikan urusan yang terkait dengan bank

· Menyelesaikan urusan registrasi dan menyampaikan informasi-informasi yang diperlukan oleh masing-masing panitia

· Menyediakan akomodasi untuk delegasi dan anggota panitia yang berhak mendapatkan pelayanan ini

· Menyiapkan tanda pengenal untuk panitia dan para delegasi dan pendamping mereka

· Mengumpulkan dan memasukkan semua bahan konferensi ke dalam tas peserta

· Melakukan registrasi di tempat konferensi

· Mengatur kegiatan dan menyelenggarakan system prosedur administrasi di meja pendaftaran

· Melayani/memberikan informasi yang diperlukan peserta

· Menyiapkan semua dokumen keuangan yang diperlukan untuk pertanggungan jawab keuangan.

c) Panitia Pengaturan Konferensi

BIDANG FASILITAS

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menyiapkan dan melaksanakan rencana penjemputan dan keberangkatan

2. Bekerja sama dengan para pejabat bandara/tempat ketibaan, seperti petugas Imigrasi, Pabean, Karantina dst.

3. Mempersiapkan penggunaan ruangan VIP sesuai keperluan

4. Memberitahukan anggota panitia yang terkiat mengenai peraturan dan prosedur yang berlaku di bandara/tempat ketibaan

5. Mengatur penempatan dan penggunaan tempat penyambuatan (hospitality desk) di bandara/tempat ketibaan

6. Menunjuk para petugas beserta peralatan dan perlengkapan yang diperlukan di tempat ketibaan

7. Petugas yang ditunjuk di bandara/tempat ketibaan memberikan bantuan yang diperlukan oleh para delegasi dan pendamping mereka

8. Mengadakan koordinasi dengan para petugas bidang transportasi agar pengurusan

9. penjemputan/pengantaran para VIP dan delegasi beserta pendamping mereka berjalan lancar, aman, tertib dan tepat waktu.

BIDANG AKOMODASI

Fungsi dan tanggung jawab

1. Merundingkan dan memutuskan tariff akomodasi, fasilitas dan perlengkapan yang diperlukan panitia dan para peserta konvensi

2. Menanda tangani kontrak sesuai dengan persyaratan terbaik yang disepakati dengan pihak hotel/penyedia jasa

3. Meminta penyedia jasa/hotel/venue memasang spanduk, umbul-umbul, poster dan tanda tanda/petunjuk yang diperlukan

4. Mengatur perletakan tempat/meja informasi beserta peralatan dan petugas yang ditunjuk

5. Mengrekonfirmasi kebutuhan kamar, perlengkapan dan fasilitas sesuai keperluan dengan penyedia jasa tepat waktu agar terhindar dari kewajiban membayar uang pembatalan.

6. Menangani pembagian kamar dan ruang-ruang sesuai keperluan dan melaporkan kepada secretariat system dan prosedur yang perlu ditindak lanjuti/diadministrasikan

7. Melayani permintaan akomodai dan fasilitas para delegasi dan pendamping

BIDANG TRANSPORTASI

UDARA PESERTA KONFERENSI

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Mengadakan negosiasi dengan pihak penyedia transportasi udara agar bersedia ditunjuk sebagai “sponsoring & participating carriers” dan memberikan kemudahan-kemudahan/fasilitas, seperti konsesi tiket gratis, potongan tariff (discount), jatah barang lebih, penyediaan tempat duduk sesuai dengan waktu yang diminta serta membantu mempromosikan acara yang ditawarkan

2. Menempatkan petugas di hotel/tempat penyelenggaraan konvensi guna membantu keperluan peserta

3. Mengusahakan adanya “check-in counter” di tempat yang berdekatan dengan tempat penginapan para delegasi.

BIDANG TRANSPORTASI

DARAT PESERTA KONFERENSI

1. Menyediakan angkutan antar jemput ke dan dari hotel ke lokasi konvensi dan acara-acara yang telah dijadwalkan (official,social, technical visit and tour programmes)

2. Mempersiapkan jadwal angkutan yang dibagi-bagikan dan yang diletakkan di tempat-tempat strategis guna diketahui para delegasi

3. Menyediakan angkutan yang diperlukan panitia, VIP dan wartawan yang terdaftar

BIDANG WIDYA WISATA

PESERTA KONFERENSI

Fungsi dan tanggung jawab :

1. Merencanakan, menyiapkan dan menyelenggarakan tur yang dijadwalkan untuk para delegasi, VIP dan pendamping mereka

2. Menunjuk “ground/tour operators” yang membantu para delegasi menguruskan keperluan perjalanan/tur mereka

3. Memantau mutu penyelenggaraan kunjungan dan acara-acara tur yang terjadwal atau yang diminta para delegasi

d) Panitia Promosi

dan Publisitas Konferensi

Fungsi dan tanggung jawab

1. Memberikan rekomendasi kepada Panitia Pelaksana mengenai banyaknya bahan-bahan cetakan, rencana pencetakan, penggunaan dan pendistribusian

2. Menyiapkan daftar perkiraan biaya yang diperlukan guna dimasukkan ke dalam anggaran pengeluaran induk

3. Mengatur penyediaan convention letterheads

4. Menyiapkan daftar alamat yang akan dikirimi bahan-cetakan konvensi

5. Menggandakan/mencetak formulir-formulir, bahan-bahan informasi dan promosi sesuai kebutuhan

6. Mengatur pendistribusian bahan-bahan informasi dan promosi sesuai rencana dan jadual

7. Memelihara hubungan baik dengan media cetak dan elektronik dan perusahaan percetakan

8. Merekomendasikan petugas/pejabat hubungan masyarakat profesioanl sesuai keperluan

9. Menyiapkan press release dan press conference sesuai keperluan dan jadual yang telah ditetapkan

10. Mengatur pembayaran atas tagihan-tagihan berdasarkan anggaran dan/atau persetujuan yang berwenang

e) Panitia Urusan

Keprotokolan Konferensi

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menjamin delegasi dari Negara yang dilarang masuk ke Indonesia akan diperlakukan sama seperti delegasi dari Negara sahabat sesuai dengan arahan dan aturan petugas imigrasi dan keamanan

2. Mengadakan koordinasi dengan Sekretariat agar kelancaran protokol terjamin setiap waktu dan sesuai dengan ketentuan-ketentuan mengenai perlakuan/martabat pejabat/delegasi khusus

3. Menjamin perlakuan yang sama terhadap semua peserta konvensi

4. Mempersiapkan dan melaksanakan rencana kedatangan tamu/pejabat penting

5. Bersama Panitia Pengatur Penyelenggara Konferensi mengkoordinasikan acara penerimaan dan keperluan para undangan penting

6. Melaksanakan tugas-tugas lain yang ada kaitannya dengan bidang ini

f) Panitia Urusan

Keamanan Konferensi

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menentukan ruang lingkup/tanggung jawab/wewenang keamanan

2. Mengatur jadual petugas keamanan

3. Merencanakan pengawalan delegasi penting di jalan raya

4. Menjamin dan memantau keamanan para peserta konvensi, pendamping dan undangan setiap saat

5. Melaksanakan tugas-tugas tambahan yang ada kaitannya dengan bidang keamanan

g) Panitia Program

Sosial Konferensi

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Merencanakan semua acara social di luar acara konferensi untuk para delegasi, pendamping dan undangan khusus

2. Melaksanakan acara social seperti yang tercantumdi dalam daftar acara

3. Mengawasi kegiatan-kegiatan, pertunjukan/hiburan danmenu untuk semua acara resmi

4. Merencanakan dan mengatur cocktail, makan malam dan hiburan/kesenian untuk para pimpinan delegasi/pengurus organisasi

5. Bekerja sama dengan para sponsor yang membantu pengadaan barang-barang, makanan dan minuman, hadiah serta fasilitas-fasilitas yang meringankan beban biaya panitia

6. Menyiapkan daftar peserta dan tamu resmi

7. Bekerja sama dengan Sekretariat dalam penyebaran undangan

8. Melaksanakan tugas-tugas lain yang terkait dan merupakan tanggung jawab bidang ini

h) Panitia Urusan

Keuangan Konferensi

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Menjamin penyediaan dana sesuai dengan rencana dan program yang telah disetujui

2. Membentuk system dan prosedur penerimaan dan pengeluaran uang yang harus ditaati oleh semua panitia

3. Mengawasi pelaksanaan administrasi keuangan

4. Membentuk dan mengawasi sistem pembukuan

5. Memeriksa semua pengeluaran dan pemasukan

6. Menyerahkan laporan keuangan kepada Ketua Panitia Pelaksana

7. Melaksanakan semua tugas yang terkait dengan bidang ini

i) Panitia Program

Teknis Konferensi

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Merancang, memutuskan dan melaksanakan bidang-bidang yang dijadikan pokok bahasan utama dan topic-topik khusus (major subject areas and specific topics) dalam program konvensi

2. Menentukan nama-nama speakers, session chairman, panelist dan peserta yang diharapkan

3. Pengaturan format masing-masing sidang beserta fasilitas yang diperlukan

4. Menyusun acara kunjungan teknis yang dilaksanakan selama konvensi

5. Mempersiapkan daftar perkiraan biaya/pengeluaran yang akan dimasukkan ke dalam Anggaran Induk

6. Mengadakan hubungan dengan speakers, chairman, dan lain-lain

7. Mengingatkan batas waktu penyerahan kertas-kertas kerja kepada speakers, memberikan pengarahan mengenai kertas kerja yang diharapkan, dan menggandakannya tepat pada waktu yang telah diputuskan

8. Meminta para pembicara menyerahkan daftar alat/perlengkapan (audio-visual aids) yang diperlukan mereka sewaktu presentasi

9. Memelihara hubungan tetap dengan para penyedia jasa agar mereka mengetahui perkembangan dan kebutuhan konvensi yang harus mereka sediakan sesuai dengan permintaan panitia

10. Merencanakan penyewaan alat-alat/perlengkapan seseuai dengan jadual kebutuhan konvensi

11. Membuat ringkasan/inti sari/rumusan hasil sidang yang akan disampaikan kepada para peserta yang berhak dan tepat waktu

j) Panitia Pameran

Konferensi

Fungsi dan Tanggung Jawab

1. Merekomendasikan penunjukan penyelenggaran pameran professional (professional exhibition organizer)

2. Mendapatkan denah lokasi pameran dan tarif sewa

3. Mengusulkan pembagian ruang pamer, biaya dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh peserta pameran

4. Membuat anggaran pendapatan dan pengeluaran

5. Membicarakan dengan penyelenggara pameran (PEO) dan penyedia jasa lainnya segala sesuatu yang perlu disiapkan guna mensukseskan pameran itu.

6. Merencanakan negosiasi dengan pengelola tempat pameran, penyedia jasa dan perlengkapan pameran untuk pembuatan kontrak kerja

7. Mengadakan kontrak kerja dengan perusahaan periklanan

8. Menyebar-luaskan informasi dan bahan-bahan promosi pameran dan membuat prediksi jumlah peserta pameran

9. Menyususn dan membuat perjanjian/kontrak secara rinci dengan para peserta pameran

10. Menyusun jadual pelaksanaan pameran secara lengkap dan dikoordinasikan dengan semua panitia yang terkait guna mencegah terjadinya bentrok waktu

Lanjutan klik di sini

PROFESSIONAL

CONFERENCE ORGANIZER

[ P C O ]

Professional Conference Organizer, yang dipendekkan sebagai PCO, mengemban beberapa fungsi yang berspesialisasi tinggi, baik secara teknis maupun eksekutif. PCO, yang bertindak sebagai konsultan bagi organisasi yang berkonferensi, harus memiliki kepribadian yang kuat dan mempunyai ilmu, pengalaman, penalaran, dan wawasan yang luas serta mendalam. Pengalaman menangani rapat-rapat, seminar, kongres, konferensi dan sejenisnya sangat diperlukan agar dia mampu menangani berbagai masalah yang pelik dan rumit, sehingga seluruh pekerjaan yang dipercayakan kepada PCO yang bersangkutan bias terlaksana sebaik-baiknya, sesuai dengan keinginan pemberi kerja.]

Di bawah ini diberikan beberapa definisi PCO yang dibuat oleh beberapa asosiasi yang terkenal :

IAPCO : Any company engaged exclusively or principally, and on a permanent basis, in the organization of all services required for the preparation and running of an international meeting.

MPI : Those who are actively engaged in planning and managing meetings for the firm or organization by which they are employed, and those individuals who provide consulting services to client solely for the purpose of planning and conducting meetings and who receive no compensation except from their clients.

ICCA : Companies or individuals who provide full service in the organization of national and international congress, convention and / or exhibition events. Travel agents are excluded.

PCB : Any person, natural or judicial whose principal activity or business is to organize, promote, manage and/or arrange the holding of national/international congress and/or convention in the Philippines, including provision of supportive of staff services, for a fee or lawful consideration.

Masalah jalannya sidang-sidang dan kandungan ilmiah program (technical or content of the programme) tetap menjadi urusan/ tanggung jawab organisasi yang bersangkutan, sedangkan PCO bertindak sebagai administratur kongres tersebut.

KEPRIBADIAN DAN

KEMAMPUAN PCO

Seorang PCO harus mempunyai kepribadian dan kemampuan yang baik. Dia harus :

01. Mempunyai motivasi, disiplin diri yang tinggi (tepat waktu, penuh tanggung jawab, taat azas, tekun dan tidak gampang menyerah) dan integritas (berkata tidak bohong, berjanji tidak mungkir dan diberi amanat tidak khianat).

02. Mudah bergaul dengan segala umur dan tingkatan (kaya maupun miskin).

03. Bersifat terbuka (extrovert).

04. Senang melayani orang dan selalu berusaha agar orang yang dihadapinya/dilayaninya merasa diperhatikan/dihargai, yang membuat orang yang bersangkutan puas, ingin kembali berhubungan dengan PCO tersebut (menghasilkan repeat dan profitable business), dan menjadi langganan tetapnya (regular customer).

05. Mampu mengutarakan pendapat secara meyakinkan (forcefully and convincingly) dengan bahasa yang baik (mudah dimengerti) dan benar (mengikuti kaidah kaidah bahasa yang betul).

06. Selalu teratur dan segala benda atau sesuatu yang dimilikinya, yang dipinjamnya atau yang diurusnya selalu pada tempatnya.

07. Jujur terhadap diri sendiri dan terhadap orang lain.

08. Mampu mengadakan analisa secara ilmiah dengan penalaran yang tinggi.

09. Mampu membagi –bagi tugas dan tanggung jawab bawahannya atau semua orang yang membantunya.

10. Mampu memecahkan masalah dan mengambil keputusan yang tepat dan benar (accurate) secara cepat (promptly).

11. Selalu berusaha mengambil inisiatif dengan penuh tanggung jawab (well-calculated risk taking) dan tidak bersifat menunggu perintah (proactive).

12. Mempunyai prakarsa-prakarsa / terobosan-terobosan yang baru (creative) dan mampu mengadakan perbaikan-perbaikan (innovative) atau perubahan-perubahan yang diperlukan.

13. Mampu membuat perumusan-perumusan, rancangan-rancangan, system dan prosedur kerja yang efficient dan effective.

14. Mampu mengambil tindakan preventif, adaptif dan korektif berdasarkan perencanaan yang matang (contingency action plan).

15. Tidak mudah panic dan/ atau putus asa di dalam keadaan yang bagaimanapun.

16. Bersifat lentur (flexible).

17. Mempunyai dedikasi yang tinggi.

18. Terus menerus belajar dan meningkatkan kemampuan serta ketrampilan, sesuai dengan kemajuan zaman, (being well-educated, thoughtfull, reliable, skillful/competent and up to date), yang dapat menunjang keberhasilan pekerjaan dan kehidupannya.

19. Bersikap positif (positive thingking/mental attitude) dan bersedia membagi pengetahuannya dengan orang lain, sebagai guru/instruktur/trainer yang baik.

20. Selalu bersikap sopan santun (courteous), dewasa (mature enough to make good judgement), dengan mendahulukan rasio (logic), bersikap tenang dan mampu mengendalikan perasaan (calm with well controlled emotion), diplomatis, penuh perhatian (attentive at all times) serta tidak mudah marah (bad temper), dst.

21. Bersedia dan mampu bekerja 20 jam sehari, bila diperlukan, dan mempunyai daya tahan tubuh (stamina) yang baik.

Sehubungan dengan jaringan kerja (networking) atau hubunga luas yang dimiliki tempat PCO bekerja, pakar MICE menekankan pentingnya mengembangkan dan memelihara citra (image) PCO dan citra perusahaan, yang dipercayakan kepadanya, untuk melaksanakan semua kegiatan/tugas sesuai dengan rencana dan kontrak yang telah disepakati bersama, sehingga dapat memberikan manfaat dan kepuasan kepada semua pihak.

PENDIDIKAN FORMAL PCO

Penguasaan bahasa asing, terutama bahasa Inggris, merupakan prasyarat (prerequisite) yang tidak bias ditawar-tawar oleh siapapun yang ingin menjadi PCO yang baik, disegani, dihargai, dihormati dan sukses. Pengaplikasian Ilmu Jiwa Terapan (applied psychology), komunikasi, kebudayaan (Lintas budaya/cross culture), ekonomi, hukum, manajemen dan sosiologi ke dalam pekerjaan sehari-hari PCO akan sangat membantu dan memudahkan serta memperlancar pelaksanaan tugasnya sehari-hari karena bidang jasa ini mengharuskan adanya kerja sama yang baikm berdasarkan saling pengertigan (mutual understanding) yang mendalam atas semua orang yang dihadapinya atau mitra kerjanya.

Pemilikan ijasah saja belumlah cukup. Manfaat ijasah tersebut harus dibuktikan dalam kehidupan sehari-hari, baik di kantor maupun di luar kantor tempat PCO bekerja. Master’s Degree in Business Management of related fields, atau minimal Bachelor’s Degree in Marketing, Tourism, Mass Communication, Behavioural Science or other related courses sangat dianjurkan untuk dimiliki oleh PCO yang akan menangani segala bentuk pertemuan nasional dan internasional

Kendatipun demikian, berhasil tidaknya seorang PCO ditentukan oleh dirinya sendiri. Dialah yang bisa menilai kelebihan dan kekurangan dirinya. Dialah yang akan mengaplikasikan teori SWOT.

Penilaian kantor dan pribadi PCO dibagi atas 4 bagian :

1.Latar belakang pendidikan…………………… 25%

2.Kepribadian (personality)……………………..25%

3.Pengalaman (track record)……………………25%

4.Jaringan kerja perusahaan (Personal and Com-

Pany Network )………………………………..25%

PENINGKATAN

PENGETAHUAN PCO

Pakar MICE Management asing yang memberikan kursus dan seminar di Indonesia sering menganjurkan PCO Indonesia agar aktif meningkatkan pengetahuan teori dengan rajin membaca dan belajar serta praktek (on the job training) melalui kursus-kursus atau seminar mengenai MICE seperti yang diadakan oleh :

1. American Society of Association Executives (ASAE)

2. Executive Development Institute for Tourism (EDIT)

3. International Association of Professional Congress Organizer (IAPCO)

4. International Congress and Convention Association (ICCA)

5. International Congress Institute (ICI)

6. Pasific Asia Travel Association (PATA)

7. Professional Convention Management Association (PCMA)

8. Society of Incentive Travel Executives (SITE)

9. Union Des Foires Internationales (UPI)

10. Society of Indonesia Professional Conference Organizers (SIPCO)

Kursus yang diadakan oleh IAPCO kelihatannya lebih komprehensif dibandingkan dengan kursus sejenis yang diadakan oleh organisasi tersebut di atas. Mungkin karena biaya, yang dikenakan oleh IAPCO kepada penyelenggara dan peserta kursus relatif tinggi, turut pula mempengaruhi mutu pendidikan yang disajikan mereka.

Lanjutan klik di sini

FASE PENGEMBANGAN

PCO DI INDONESIA

[A] Pada tahap pertama, Pemerintah bertindak sebagai PCO. Tidak jarang Pemerintah membentuk panitia sendiri, yang anggotanya terdiri dari karyawan dan pejabat yang ditunjuk. Penunjukan mereka kadang-kadang berdasarkan kedudukan dan mereka sering tidak bisa melaksanakan tugasnya sebagaimana yang diharapkan disebabkan berbagai alasan. Jumlah anggota panitia sering melebihi jumlah yang seharusnya, sehingga memberi kesan tidak efisien dan boros. Sebagian anggota panitia bekerja acuh tak acuh, kurang bertanggung jawab, kurang patuh karena alasan imbalan keuangan yang tidak memadai atau tidak sampai kepada yang berhak. Sebagian dari mereka hanya bertugas berdasarkan perintah, mereka tidak mempunyai inisiatif dan kurang berprestasi.

Kadang-kadang pihak kontraktor mengalami kerugian karena setelah pertemuan.konferensi selesai dan panitia dibubarkan, mereka tidak berhasil menagih atau tidak tahu mau menagih kemana dan kepada siapa. Kejadian-kejadian di atas turut mempengaruhi keberhasilan suatu pertemuan/konferensi yang diadakan, apalagi kalau para kontraktor menjadi was-was atau ragu-ragu untuk berpartisipasi secara penuh.

[B] Tahap Kedua – Pelaksanaan satu proyek dibagi-bagikan kepada beberapa PCO. Dengan cara begini, Pemerintah berperan sebagai pelindung dan pendidik PCO agar mereka mempunyai pengalaman yang cukup untuk menjadi benar-benar professional yang kemudian berkembang menjadi PCO yang andal (reliable & trustworthy) dan mandiri. Setiap organisasi, departemen atau instansi pemerintah dan swasta yang akan mengadakan pertemua/konferensi dianjurkan menggunakan jasa PCO dengan imbalan keuangan (professional fees) yang pantas, agar PCO bisa cepat mengembangkan profesinya dan diakui serta dilindungi keberadaannya sebagai pembayar pajak yang taat.

[C] Tahap ketiga – Beberapa PCO membentuk konsorsium dan mereka mengatur pembagian pekerjaan yang akan dilaksanakan. Kerja sama yang erat diantara merekalah yang bisa membuahkan hasil, sebagaimana diharapkan pemberi kerja/pengguna jasa. Persaingan tidak sehat harus ditiadakan, apalagi niat untuk menghancurkan salah satu diantara mereka jangan sampai ada. Kecenderungan stereotyping, ethnocentrism dan sikap saling curiga-mencurigai (prejudice) atas dasar apapun harus dihapuskan dari pikiran setiap PCO. Kearifan pemberi kerja sangat dituntut agar mereka benar-benar bekerja dengan teamwork yang kompak.

[D] Tahap keempat – Setiap PCO sudah mandiri secara penuh. Mereka mampu melaksanakan semua kegiatan/tugas sendiri, walaupun “mega event” (5000 peserta lebih) sekalipun

URAIAN TUGAS PCO

IAPCO memberikan uraian tugas PCO sebagai berikut :

01. Menyarankan kepada pemberi kerja agar tujuan kongres dirumuskan secara lengkap dan jelas, supaya semua rencana persiapan dan pelaksanaan kongres tersebut bisa disusun secara rapi.

02. Memberikan saran-saran berkenaan dengan pajak dan/atau bea yang harus diperhitungkan dalam anggaran kongres.

03. Menyiapkan dan menyampaikan garis besar rencana dan program pendahuluan yang didasarkan atas jumlah peserta yang diharapkan hadir, tempat, lamanya dan tanggal pelaksanaan kongres, serta hal-hal yang penting lainnya.

04. Menyusun dan menyampaikan rancangan anggaran pendapatan dan pengeluaran kongres secara rinci berdasarkan pengalaman-pengalaman dan pengetahuan PCO yang menerima kerja. Uang registrasi per peserta bisa ditentukan setelah disepakatinya jumlah anggaran kongres, mungkin setelah beberapa kali pembicaraan dan pengkajian mengenai perubahan-perubahan usul anggaran yang diajukan PCO tersebut.

05. Membuka rekening bank untuk kongres, mengelola termasuk menyusun laporan uang masuk dan keluar, berdasarkan anggaran, system & prosedur pembukuan (accounting system & procedures) yang telah sama-sama disepakati antara PCO dan Pemberi kerja.

06. Mempersiapkan semua kelengkapan dan kebutuhan kantor, ruang sidang, para utusan dan pendamping peserta kongres (delegates, co-delegates, spouses and accompanying persons) sebelum, selama berlangsung, dan sesudah kongres (setelah semua pertanggungan jawab yang dibuat PCO disetujui oleh pemberi kerja).

07. Bertindak sebagai penasehat administrasi bagi panitia penyelenggara setempat (national congress committee) sejak permulaan perancangan persiapan program teknis atau ilmiah kongres sampai selesainya laporan pelaksanaannya.

08. Mengatur prosedur registrasi, termasuk pemrosesan blanko isian registrasi, penerimaan uang registrasi beserta pembukuannya, dan konfirmasi yang diperlukan pendaftar sera korespondensi mengenai segala sesuatu yang ada kaitannya dengan pengaturan kongres itu.

09. Mengatur penugasan staf bahasa asing (multi-lingual staffing) selama kongres, agar kelancaran pelaksanaan kongres diperhatikan sampai ke hal yang sekecil-kecilnya, sehingga para peserta kongres betul-betul merasakan kenyamanan dan kenikmatan pelayanan yang memberikan kepuasan kepada para peserta, pendamping dan undangan/tamu penting yang hadir.

10. Mengatur antar-jemput para peserta kongres, VIP, sejak mulai tiba di tempat (kota) kongres sampai waktu mereka meninggalkan tempat tersebut. Mereka harus diberi petunjuk selengap mungkin agar mereka paham betul bagaimana caranya mempergunakan/memanfaatkan trasportasi yang diperlukan mereka, baik yang disediakan oleh Panitia Penyelenggara, maupun transportasi umum setempat.

11. Menguruskan penyelesaian semua masalah yang timbul ketika kongres berakhir, termasuk pertanggungan jawab penerimaan dan penggunaan uang yang dipercayakan kepada PCO mengaturnya. PCO berusaha mengingatkan Panitia Pelaksana selama kongres berlangsung sedemikian rupa sehigga mereka bisa terbebas dari kewajiban menyelesaikan beban keuangan sesudah kongres berakhir berkat adanya pengendalian keluar masuknya uang yang dipakai berkongres.

12. Menguruskan pemesanan hotel dan kebutuhan akomodasi lainnya dengan mengusahakan harga terbaik dan beberapa kategori harga serta mengalokasikan akomodasi sesuai dengan kebutuhan.

13. Mengadakan dan memantau semua persiapan di tempat kongres, termasuk negosiasi mengenai kontrak yang mencakup jumlah ruangan yang akan dipergunakan lengkap dengan segala fasilitas yang diperlukan seperti alat pengatur hawa, pengatur lampu-lampu, ventilasi, akustik, pengeras suara (microphone and public address system), perlengkapan audio-visual, penterjemah, kantor panitia, kamar-kamar, makan-minum para delegasi, fasilitas penerimaan dan registrasi, telepon,bank, bunga/taman, lapangan parkir dan seterusnya.

14. Mengatur pembuatan draft, pencetakan, penerbitan dalam bahasa tertentu dan mengirimkan/membagi-bagikan kepada para calon delegasi, tepat pada waktunya, pengumuman, formulir pendaftaran, acara, daftar peserta, makalah dan hasil/rumusan sidang, surat edaran, dll.

15. Mengatur penyelenggaraan pameran yang ada kaitannya dengan kongres.

16. Kalau diminta, juga bertindak sebagai konsultan urusan perjalanan peserta kongres termasuk masalah imigrasi, pabean dan karantina.

17. Mengatur hal-hal yang berhubungan dengan kewartawanan, kehumasan dan kegiatan promosi kongres melalui media cetak, elektronik dan saluran-saluran yang bisa dikaitkan dengan penyelenggaraan kongres.

18. Mengatur acara hiburan, rekreasi, jamuan (functions, theme parties and other social events) untuk para utusan dan pendamping mereka. Dalam hai ini, pengetahuan, pengalaman dan pergaulan PCO yang luas akan sangat membantu dan menentukan keberhasilan semua program tersebut di atas.

Kerja sama yang rapi, terpadu dengan penuh pengertian dan kebersamaan antara PCO, sebagai project manager, dengan panitia, sebagai penengah/pengambil keputusan dan dengansemua pihak yang terlibat dalam mensukseskan suatu konvensi atau kongres yang dilaksanakan, merupakan hal yang sangat mutlak adanya. Dengan adanya kerjasama yang demikian baru semua beban berat terasa menjadi ringan dan pemberi kerja bisa bernafas lega penuh kepuasan.

PELUANG BISNIS YANG

TERKAIT DENGAN PCO

01. Transportasi

02. Akomodasi

03. Perusahaan Promosi/Periklanan

04. Percetakan

05. Media Cetak

06. Media Elektronik

07. Agen Perjalanan

08. Biro Perjalanan Wisata

09. Pengelola Atraksi Wisata

10. Usaha/Toko Cinderamata

11. Perusahaan Hiburan (entertainer, show business)

12. Bank

13. Juru Foto, Video

14. Perusahaan Kesekretariatan(business 7 secretarial service)

15. ahli Dekorasi

16. Perusahaan bunga

17. Perusahaan Jasa Boga

18. Tempat Penyelenggaraan Pertemuan (venue)

19. Telekomunikasi

20. Ekspedisi, titipan Kilat

21. Perusahaan/took alat tulis Menulis

22. Tukang Jahit

23. Penyedia/Kontraktor alat-alat Konvensi dan Pameran

24. Penyedia Tenaga Kerja (supporting personnels / placement agency)

25. Perusahaan Asuransi

26. Asosiasi Pembicara (speakers association)

27. Pusat Perbelanjaan

28. Perusahaan Humas (PR. & sponsor Agency)

29. Asosiasi-asosiasi, instansi pemerintah dan swasta

PROSEDUR PERIZINAN

KONFERENSI

1. Para penyelenggara konferensi wajib mengajukan Surat Pemberitahuan/Permohonan Ijin Penuelenggaraan Pertemuan Kepada Kepala Kepolisian Republik Indonesia

Kepala Kepolisian Republik Indonesia

Up. Kepala Dinas Intelejen dan Pengamanan Kepolisian

Jl. Trunojoyo 3, Kebayoran Baru, Jakarta selatan

2. Tembusan surat permohonan tersebut ditembuskan kepada :

1.1. Direktur Jenderal Pariwisata

Up. Kepala Direktorat Bina Usaha Jasa Pariwisata

Jl. Medan Merdeka Barat 16-19

Jakarta 1010

Kantor ini akan memberikan rekomendasi yang ditujukan kepada MABES POLRI

1.2. Direktur Jenderal HUBSOSBUDPEN Departemen Luar Negeri, Jl. Pejambon raya No. 7, Jakarta Pusat

1.3. Kepala BAKIN

Jl. Rajawali Timur Raya

Kalibata, Jakarta Selatan

1.4. Kepala B.I.A.

Jl. Raya Kalibata

Jakarta Selatan

1.5. KAPOLDA Metro Jaya

Jl. Gatot Subroto,

Jakarta Selatan

1.6. KAPOLDA, tempat event (acara) dilaksanakan.

1.7. Departemen yang membawahi ACARA tersebut.

3. Surat Permohonan Izin tersebut di atas harus dilengkapi :

3.1. Fotokopi KTP Penanggung Jawab/Ketua Panitia.

3.2. 1 (satu) lembar pasfoto Penanggung jawab /Ketua.

3.3. Susunan Panitia Penyelenggara.

3.4. Fotokopi AD/ART dan/atau Akte Pendirian Organisasi Penyelenggara.

3.5. Daftar Nama Pembicara dan Judul Makalahnya.

3.6. Daftar Nama Calon Peserta dan asal daerah/Negara.

3.7. Buku Pemberitahuan/brosur mengenai acara tersebut.

4. Dasar hukum perizinan konvensi di Indonesia.

4.1. Undang-undang No. 13/1961.

4.2. Undang-undang No. 5/PNPS/1963

4.3. Pasal 510 Kitab Udnang-undang Hukum Pidana

4.4. Radiogram KAPOLRI No. Pol 1364 rdg/1963 tanggal 27 Juli 1963.

PERIZINAN PARA

PESERTA KONFERENSI

1. Peserta kongres berkewarganegaraan asing yang negaranya disebut dalam Keppres No. 15 tahun 1993, jo. Keputusan Menteri Kehakiman republic Indonesia No. M. 01.02-Thn 1993, dibebaskan dari kewajiban memiliki visa.

2. Bagi warga Negara asing di luar ketentuan di atas diperlukan izin dari Pemerintah Republik Indonesia, melalui :

2.1. Departemen Pertahanan dan Keamanan

· Asisten Intelijen

· Badan Koordinasi Intelijen Negara

2.2. Departmen Luar Negeri c.q. direktorat Pengamanan Hubungan Luar Negeri

PERIZINAN BARANG

BAWAAN PESERTA KONFERENSI

Barang-barang bawaan para peserta konvensi untuk peragaan selama konvensi berlangsung diperlukan izin dari :

1. Kejaksaan Agung Republik Indonesia

· Barang Cetakan, Film dan Bahan Audio-Visual lainnya

2. Departemen Keuangan Republik Indonesia c.q. Direktorat Jenderal Bea & Cukai untuk :

· Alat-alat peraga dan perlengkapan lain yang akan di-re-export.

· Bahan-bahan promosi yang akan dibagi-bagikan

3. Departemen Penerangan Republik Indonesia untuk :

· Film keperluan promosi selama kegiatan konvensi.

PERIZINAN LAINNYA

1. Departemen Perdagangan Republik Indonesia untuk :

· Penyelenggaraan Pameran Internasional

2. Pemerintah Daerah Setempat untuk :

· Pemasangan poster, spanduk, alat komunikasi massa, visual dan lain-lain.

3. Departemen Penerangan Republik Indonesia untuk :

· Kegiatan Pers asing yang meliput kegiatan konvensi.

ANJURAN-ANJURAN

DAN HIMBAUAN

1. Instansi Pemerintah dan/atau swasta berusaha mengundang para pengambil keputusan (decision makers) organisasi yang biasa mengadakan konvensi/konferensi internasional ke Indonesia untuk melihat fasilitas MICE Indonesia dan yakinkan mereka bahwa PCO Indonesia mampu menangani konvensi mereka. Kalau memungkinkan, usahakan kunjungan mereka bertepatan dengan pelaksanaan konvensi internasional di sini dan mereka diberi kesempatan untuk meninjau pelaksanaannya.

2. Setiap PCO seyogyanya mempunyai “project Management Plan “ dan didokumentasikan dengan baik. Setelah pelaksanaan suatu konvensi, telitilah project management plan tersebut sehingga diketahui titik-titik lemahnya untuk diperbaiki dan digunakan pada konvensi serupa/sejenis yang akan dating. Susunlah terminal report, yang nantinya bisa dijadikan manual dan sebagai pegangan/pedoman bagi staf pelaksanan konvensi PCO yang bersangkutan.

3. Bagi PCO yang ingin menjadi anggota organisasi PCO Internasional, hadirilah seminar mereka. Jalinlah hubungan baik dengan anggota pengurusnya. Kalau hubungan pribagi telah terjalin dengan baik, undanglah anggota pengurus yang menentukan/berpengaruh memutuskan diterima tidaknya anda sebagai anggota. Mereka harus bisa anda yakinkan bahawa anda sebagai PCO benar-benar dapat membuktikan kemampuan dan ketrampilan anda mengurus konvensi yang sedang mereka tinjau secara memuaskan/meyakinkan.

4. LKU supaya dikerjakan dan dikirimkan kepada Ditjen Pariwisata. Agar perusahaan jasa konvensi menyadari betapa pentingnya pengisian dan penyampaian LKU tersebut, mereka perlua mendapat penataran untuk menanamkan pengertian dan kesadaran bahwa data yang terkumpul akan dijadikan alat untuk menyusun rencana pengembangan, pembinaan dan pemasaran industri MICE kita. Perasaan was-was bahwa LKU tersebut tidak akan diproses oleh petugas Ditjen Pariwisata sebagaimana mestinya harus dihilangkan. Dengan demikian, pengertian dan persepsi yang sama mengenai industri MICE kita benar-benar terwujud.

5. Berdasarkan analisa laporan yang dibicarakan dalam AACVB meetings di Bali dapat disimpulkan bahwa Indonesia bisa mempergunakan kelebihannya dari Negara-negara anggota AACVB lainnya sebagai alat promosi. Mungkin kekeliruan telah terjadi pada pendefisian istilah yang menyebabkan seolah-olah Indonesia masih berada di bawah para anggota AACVB dari Hong Kong, Malaysia, Singapura dsb. Kekeliruan definisi ini, kalau memang ada, harus segera dibetulkan supaya petugas BPS bisa bekerja dengan benar. Ahli statistic industri MICE sebaiknya segera diadakan dan ditugaskan sebagai spesialis pada bidang ini.

6. Agar PCO Indonesia bisa berkembang, semua pihak yang terkait berusaha menjalin kerjasama yang saling menguntungkan dengan PCO kita dan mereka sepantasnya mendapat perlindungan dengan jalan memberikan harga yang bersaing (kalau bisa harga untuk PCO kita lebih rendah dari harga yang diberikan kepada pihak lain, bukan sebaliknya). Janganlah sampai terjadi PCO atau organisasi asing mendapat harga lebih rendah dari pada harga yang diberikan kepada PCO kita. Untuk menghindari kesalahpahaman, kontrak yang dibuat dengan PCO harus dibuat secara rinci, sampai kepada hal-hal yang paling kecil (jika perlu njlimet).

7. PCO berusaha mempunyai data yang lengkap (up to date, reliable and complete), hubungan yang luas dan memilih pekerjaan yang benar-benar dikuasai. Kalau sebuah PCO tidak menguasai bidang yang ditanganinya sepantasnyalah pekerjaan itu diberikan kepada PCO yang mengusai persoalannya (professional) atau bekerjasama dengan pakar/ahli dan berpengalaman/bereputasi internasional. Semoga PCO kita mampu bersaing dengan PCO Negara-negara lain dalam mengantisipasi era globalisasi, perdagangan bebas dan persaingan yang amat ketat pada masa-masa mendatang.

Lanjutan klik di sini

-----******NS******-----

Click Here to Sell Your Products or Become a Super Affiliate

Para Pembaca Yang Budiman!

Saya berbahagia mendapat kesempatan membagi ilmu dari jauh, tetapi Anda dekat di hati saya, untuk kesejahteraan Anda sekeluarga, beserta orang-orang yang memanfaatkannya, berkat bantuan dari Anda. Berarti, Anda bebas menyebar luaskan cuplikan “Ilmu Pariwisata” ini kepada sebanyak mungkin warga Indonesia.

Klik Praktek Memandu Wisatawan dan Panduan Pramuwisata untuk mencontoh tata cara seorang pramuwisata mengomentari obyek wisata (points of interest).

Sebagai contoh-contoh aktual lainnya, silakan klik Langkawi dan Pangkor.

Apabila koneksi internet Anda lambat, biarkan "YOU TUBE tersebut jalan sampai selesai. Sabar dulu! Suara dan gambarnya akan baik, tanpa terputus-putus, ketika Anda "REPLAY".

Tak lain harapan saya, kiranya Anda bersedia berdoa kepada Allah SWT, semoga Anda dan saya selalu mendapat berkah - Nya dan diampuni semua dosa kita di dunia dan di akhirat. Amin! Maafkan atas segala keterbatasan saya.

Terima kasih.

Drs. Noersal Samad, MA

For fun filled days, please click to visit the sites

This is also for you!

Just click 100% FREE, FREE, FREE!

Klik Bimbingan Bisnis Wisata Di Sini

FREE Email Copywriting Videos... Click here!